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En este tutorial vamos a ver cómo solucionar problemas de sincronización de stocks cuando combinamos WooCommerce con un comercio local.

Razones por las que mantener los inventarios sincronizados

Todos sabemos que mantener el stock de una tienda actualizado es un factor clave para su buen funcionamiento. Lo deseable si tenemos un eCommerce es que el stock de productos que guardamos en el almacén cuadre perfectamente con el que aparece en nuestra tienda online.

Por supuesto esto también resulta fundamental en los casos de negocios que combinen comercio tradicional y tienda online. Y es que aquí nos encontramos además con un problema añadido. El stock de nuestra tienda física y nuestro eCommerce debe estar sincronizado en todo momento.

Pongamos un ejemplo, imaginemos que nos queda una unidad de un artículo. Es un día cualquiera y un cliente entra en nuestro local y compra esta última unidad. Con el ajetreo diario no nos da tiempo a actualizar el stock en WooCommerce así que el producto se mantiene a la venta. Mientras tanto, otro cliente hace un pedido y compra ese mismo artículo a través de nuestra tienda online dado que sigue apareciendo con existencias aunque ya no lo tenemos disponible.

Si habéis experimentado esto tendréis claras las consecuencias de no tener el stock sincronizado. La primera y más importante es que vamos a ocasionar molestias innecesarias a un cliente que ha confiado en nosotros. Sólo ésta razón sería suficiente para resolver cuanto antes el tema, pero la cosa no queda ahí.

Además tendremos que dedicar tiempo a gestionar la incidencia, intentar aportar una solución alternativa o hacer la devolución. En cualquier caso esto podría afectar negativamente a nuestro negocio y a la relación con nuestros clientes. Así que vamos a ver tres posibles soluciones que nos ayudarán a sincronizar el stock de WooCommerce con el de nuestro comercio a pie de calle.

Sincronizar stocks en WooCommerce y tienda física manualmente

La primera solución consiste en el ajuste manual del stock. Es la forma más básica y sencilla a priori ya que para modificar nuestro stock manualmente en WooCommerce no hace falta instalar nada más.

Lo único que tendríamos que hacer cuando un cliente nos hiciera una compra en nuestro local sería ir a WooCommerce y actualizar las existencias de los productos comprados para que cuadrasen con el inventario real, y ya tendríamos el stock sincronizado.

Actualizar stock manualmente

Actualizar stock manualmente

Pero seamos realistas, es muy probable que no podamos actualizar el stock de forma inmediata al realizar la venta en nuestra tienda física. Puede que tengamos que atender a otros clientes, que nos llamen por teléfono, o que tengamos que encargarnos de algún otro asunto.

En 5 minutos podemos encontrarnos de nuevo con el mismo problema y tener que resolver otra incidencia. Además al estar manipulando el stock directamente aumentan las posibilidades de que cometamos errores.

Quizá podríamos solucionarlo asociando las ventas a un cliente ficticio con el que previamente hayamos iniciado sesión, además de esta forma quedaría reflejada la venta en WooCommerce. Por otro lado, ¿qué ocurre si alguien nos compra online? ¿tenemos que estar consultando constantemente nuestro inventario antes de vender un producto en la tienda física? Está claro que éste no es un método ágil para llevarlo a cabo en un comercio y tiene algunas carencias destacables. Así que vamos a ver la siguiente solución, mucho más apropiada y eficiente.

Sincronizar stocks en tienda física y online con WooCommerce POS

Como vemos actualizar el inventario manualmente no es un método muy aconsejable a la hora de mantener nuestros stocks sincronizados. Una buena alternativa sin embargo es usar el plugin WooCommerce POS (Point Of Sale) que cuenta con una versión gratuita muy práctica y una versión de pago que aporta funcionalidades extras.

La versión gratuita se encuentra disponible para descargar en el repositorio de WordPress, y ofrece una sencilla interfaz de terminal de punto de venta (TPV) para WooCommerce. Esto nos permitirá vender fácilmente en nuestra tienda física a la vez que se actualiza automáticamente nuestro inventario, lo cual favorece la correcta sincronización de stocks y reduce considerablemente los errores que pueden producirse con la gestión manual.

Terminal de punto de venta con WooCommerce POS

Terminal de punto de venta con WooCommerce POS

Otra ventaja de WooCommerce POS es que es tremendamente ágil. Con este plugin localizaremos los productos de nuestro eCommerce de forma casi instantánea ya que nuestro inventario se carga localmente, lo cual agiliza la búsqueda y filtrado de productos. De hecho podemos añadirlos al carrito sin que ni siquiera se recargue la pantalla.

Además de realizar pedidos, nos ofrece la posibilidad de asignar dichas ventas a un cliente concreto, aplicar descuentos, escribir notas en un pedido, por supuesto finalizar la compra, y alguna utilidad más.

WooCommerce POS es realmente interesante para negocios que necesitan combinar las ventas online y las ventas en tienda física, y está pensado especialmente para ellos. Si queréis aprender a usar este plugin y conocer todas las posibilidades que ofrece. Y ahora vamos a ver la última propuesta.

Sincronizar stocks con TradeGecko

La última opción que vamos a ver se llama TradeGecko. Se trata de un software de gestión de stocks que se integra muy bien con WooCommerce y que entre otras cosas nos permitirá optimizar y agilizar la gestión y sincronización del stock de nuestras tiendas ya que todo se realiza de forma centralizada.

Además TradeGecko es una aplicación online y se encuentra en la nube por lo que podemos conectarnos a su panel de control desde cualquier ubicación con internet. La idea es subir nuestros productos y hacer la integración con WooCommerce para poder crear pedidos o realizar cambios de stock que se actualicen automáticamente en el inventario.

Gestión centralizada de inventarios con TradeGecko

Gestión centralizada de inventarios con TradeGecko

Por otro lado, es una herramienta de pago. Cuenta con varios planes de precios según la cantidad de usuarios que queramos que accedan al panel de administración, o la cantidad de tiendas que necesitemos incorporar, entre otros factores.

Aún así, es un software que nos permitirá trabajar de forma mucho más eficiente y ahorrar bastante tiempo si tenemos que gestionar el inventario de varios almacenes, por lo que en esos casos es especialmente recomendable.

Resumen y conclusión

Sincronizar adecuadamente el stock de nuestra tienda física y online es imprescindible para el buen funcionamiento de nuestro negocio. En este tutorial hemos visto tres opciones para hacerlo con WooCommerce. Por un lado está la forma manual que es la menos aconsejable ya que resulta tediosa y poco eficiente.

Una muy buena alternativa sería usar el plugin WooCommerce POS que nos permite vender fácilmente en nuestro comercio a la vez que mantiene sincronizado nuestro inventario online. Ésta es una solución ágil y reduce los errores de la gestión manual.

Por último podríamos contratar un plan en TradeGecko, un software en la nube para administrar el inventario de nuestras tiendas de forma centralizada. Esta solución resulta especialmente interesante cuando tenemos que sincronizar productos ubicados en distintos almacenes.

Esperamos que este tutorial os haya sido útil y os sirva para encontrar una solución a los problemas de sincronización de stock en el caso de que tengáis tienda física y online.

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